Dokumenty

Nahrávání, prohlížení a organizace dokumentů

Nahrávání dokumentů

Drag & Drop

Soubory stačí přetáhnout z počítače přímo do aplikace. Můžete nahrávat i více dokumentů najednou.

Podporované formáty

Zpracujeme PDF, Word (.docx), Excel (.xlsx), PowerPoint (.pptx), OpenDocument (ODT, ODS, ODP), obrázky (JPG, PNG, GIF, WebP, TIFF) i prosté textové soubory.

Nahrávání e-mailem

Každý pracovní prostor má vlastní e-mailovou adresu. Cokoliv na ni pošlete jako přílohu, automaticky se zpracuje a uloží do Veluvanto.

Detail dokumentu

Kliknutím na dokument otevřete jeho detail s těmito záložkami:

  • Náhled – zobrazení obsahu přímo v prohlížeči
  • Info – metadata, štítky, entity a dostupné akce
  • Překlady – automatický překlad obsahu pomocí AI
  • Vysvětlení – shrnutí obsahu a vysvětlení pojmů
  • Souvislosti – automaticky propojené dokumenty

Dokumenty Office (Word, Excel, PowerPoint) si prohlédnete přímo v aplikaci, nemusíte je stahovat.

Metadata a organizace

AI v dokumentu automaticky rozpozná:

  • Štítky – typ dokumentu (faktura, smlouva, účtenka...)
  • Entity – firmy, osoby a instituce
  • Data – datum vystavení, splatnosti nebo podpisu

Všechny údaje můžete v záložce Info ručně upravit kliknutím na ikonu tužky.

Připínání dokumentů

Důležité dokumenty si označte hvězdičkou. Budete je mít vždy po ruce na vrchu Dashboardu.

Vztahy mezi dokumenty

Systém sám navrhuje souvislosti – například spáruje fakturu s dodacím listem nebo smlouvu s jejími dodatky.

Tyto vazby najdete v záložce 'Související', kde můžete dokumenty propojovat i ručně.

Hromadné akce

Označte více dokumentů pomocí zaškrtávátek. Ve spodní liště se objeví možnosti:

  • Stáhnout – hromadné stažení ve formátu ZIP
  • Štítky – hromadné přidání či odebrání štítků
  • Archivovat – přesun do archivu
  • Smazat – přesun do koše

Archiv a koš

Do archivu patří dokumenty, které už nepotřebujete denně vidět, ale nesmíte je smazat. Archivované dokumenty se standardně nezobrazují ve vyhledávání.

Smazané soubory zůstávají v Koši 30 dní, kdy je lze ještě obnovit. Poté jsou odstraněny trvale.

Jak přejmenovat dokument

Otevřete si dokument a překlikněte na záložku Info. Úplně nahoře uvidíte jeho název. Stačí kliknout na ikonku tužky hned vedle něj, napsat nový název a dát Uložit.

Přesun dokumentu do jiného pracovního prostoru

Otevřete si dokument a mrkněte na záložku Info. Sjeďte kousek níž na tlačítko Přesunout do pracovního prostoru (ikonka složky). Když na něj kliknete, vyjede vám seznam všech prostorů, do kterých máte přístup.

Z roletky vyberte cílový prostor a klikněte na Přesunout. Dokument obratem zmizí z toho aktuálního a objeví se v novém. Jen pozor: štítky a další propojení se sice přesunou s ním, ale pokud má nový prostor svá vlastní specifická nastavení, rovnou se na dokument uplatní.